如何轻松高效组织一场会议？
转载 2019-11-26 09:05:12
开会是职场人的必修课。然而，如何好好开会却不在员工培训的课程当中。今天跟小伙伴们一起补上这重要的一课，聊聊组织会议那些事。
会议组织
虽然几乎每个职场人士都或多或少参加过公司的会议，不过很多人都只是跟班参加会议，如果让他组织一场会议，往往就无从下手了。
如何组织会议？我们先把整场会议分为会前、会中、会后，时间占比是5比3比2，也就是说我们有50%的时间放在会议前期的准备上，30%的时间放在会议中讨论，剩余20%的时间则放在会议结束后的输出中。接下来，我们一一来说明每个阶段我们应该怎么做。
一、会前准备
会前的准备时间占了50%，可见其重要性。我们来看看有哪些事情是会前要做的。
一般，领导说要开会，只会大致给我们一个方向，不会事无巨细说明其他。这个时候作为会议组织者，我们应该做好两件事，一是提问，二是确认。因为只有通过提问，和领导进行确认，才能清晰会议信息，让方向更加明确，整个过程更加明朗。
如果我们当下不跟领导确认，那么在准备阶段就可能因为各种不确定的事来回问领导，这样你给领导的印象是拖泥带水，一点小事也频繁占用他时间。当然如果你因不好意思再去问而揣着糊涂当明白，那么可能会议走错了方向，后果更不堪设想。所以，当我们收到了会议组织任务的时候，要当下和领导确认关键信息。
我们可以通过五个提问来确认信息：
第一，这次会议的主题和目的是什么？
第二，您希望在什么时候组织这个会议，会议大概持续多久？
第三，除了谁谁谁（这个是根据会议主题和目的初步判断，比如部门会议则是部门人员，经营会议则是部门经理等），您觉得还有谁来参加这个会议比较合适？如部门经理不能出席，由其下属主管代替出席可以吗？
第四，会议人数大概是20人，会议召开地点在大会议室，您觉得可以吗？
第五，谁来主持这场会议？
当我们跟领导确认好之后，就要着手给参会人员发送一封会议通知邮件。为了避免有人临时不能参加会议，我们最好提前2到3天就发会议通知。
内容方面，作为会议组织者，我们要先和主持人沟通一下流程，这样才能把会议的安排组织细节一并体现在邮件当中。同时，为了让会议更加高效，对于会议要讨论的内容，我们要区分出哪些是可以提前发给参会人员进行阅读的，摘录出重点，在邮件中标识。邮件写好后，我们要先发领导，得到领导的确认无误后，统一发送参会人员。
总而言之，会议通知邮件要做到时间地点人物明确，分工角色主题清晰，让参会人员清楚以下几件事：
一、要参加什么样的会议；
二、在会议中要讨论什么；
三、为什么要开这个会；
四、大家在会议中有哪些需要表达意见的部分；
五、会议什么时候开，持续多少时间；
六、主持人是谁，有问题找谁问；
七、流程议题如何分配。
下面是一封邮件模板，大家可以参考借鉴一下。
亲爱的****：
为了更好地*****，***************，我们想和您预约时间，就********，和您沟通，同时听取您的意见和建议，便于我们更好地************，这对****非常重要。
会议时间：几月几日几点—几点；
会议地点：****；
会议主持：****；
会议联络人：***（有问题请咨询，联系电话：********）；
会议的流程：1、2、3。
同时附件是关于此次会议的资料，我们已经标注重点，请您提前阅读，收到邮件后回复我，您是否能够参加，如果您无法出席，请告知我们能代替你表达意见的同事，谢谢你的支持。
事实上，会议的成功很大一部分取决于前期的准备。作为会议组织者，我们必须做到敢于提问，确认信息；清晰角色，提前沟通；分发资料，事前阅读；流程细致，目标明确。
二、会中组织
到了会议的当天，如果有人迟到，有人临时不能参加会议，就容易导致会议延迟开始。会议组织者还可能因为惦记着没能来参加的同事是为什么没来，而在会议中显得有些心不在焉，没能及时提醒和配合主持人对会议进行管理，对时间进行管控，会前定好的流程形同虚设。可想而知，会议效果将大打折扣。
如何避免这样的情况发生呢？我们可以从以下几点着手：
一、会前提醒并确认。尽可能避免缺席和迟到的发生，当然这种情况在所难免，那么我们可以事先知晓这样的情况，在会议的当天及时调整和应对，并知会主持人这样的情况；
二、提前准备好签到表。按照部门和参会人员进行签到，通过签到可以提前了解到会情况。届时提前和主持人沟通，确保会议准时开始；
三、会前将需要用到的会议资料打印出来，并用记号笔标注出重点部分，每人一份，签到时领取，这样对于晚到或未到的同事，也可以提供基本信息让他们知晓，便于迅速加入讨论；
四、专人做会议记录，便于会议后的成果输出，给会议纪要做准备；
五、和主持人配合得当，按照时间节点来提醒主持人按照流程来进行会议的议题，明确下一步的行动。
总的来说，会议中，会议组织者要做到：一，物资完备，提醒时间；二，配合主持，管控流程；三，记录清楚，便于输出；四，配合得当，目标清晰。
三、会后输出
一般会议结束后，会议组织者需要写一份会议纪要，便于向上级汇报或发给参会人员作为备份。有的人把会议纪要当成会议记录来写，像流水账一样记录会上每个人的发言，比如某某总经理说了什么，某某经理表达了什么。虽然会议记录得很详细，但这不是一份合格的会议纪要。
会议纪要作为输出总结最重要的一部分，我们要根据会议的主题来摘录重点，根据6个W1个R原则来拟写内容。这里说的6W1R指：
第一个W，what，会议的主题与目标；
第二个W，when，何时召开；
第三个W，who，谁主持会议；
第四个W，whom，谁来参加会议；
第五个W，where，在哪里召开；
第六个H，how，如何开展讨论主要的内容以及主要的观点；
一个R，result，结果及行动计划。
基于6W1R原则，我们能清晰地总结出一份会议纪要，并据此开始下一步的行动。我们也能根据会议纪要更好地跟踪会议的落地执行情况，以便反馈情况给领导。
到此，相信小伙伴们已经对于如何组织一场会议有了清晰的认识。会议作为企业文化的传递和目标清晰的过程，在企业经营中扮演着重要角色。
总而言之，会议组织要做到时间地点人物明确，分工角色主题清晰，流程内容提问沟通，成果输出行动跟踪。这要求我们，会议前期准备做好提问和确定；会议中期做好沟通以及流程管控；会议后期做好6w1r的会议纪要输出，这样一场高效的会议就水到渠成了。
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